Flat Track Rawicz - jak pozyskiwałam sponsorów dla lokalnego wydarzenia sportowego?

Case study | Sponsoring sportowy • Prospecting B2B • Komunikacja wydarzeń

Ponad 100 firm w bazie potencjalnych partnerów, dziesiątki wiadomości i rozmów telefonicznych, trzy pozyskane firmy oraz jedna ważna lekcja: w sponsoringu sportowym nie istnieje jeden idealny moment na rozpoczęcie rozmów.

Tak w skrócie wyglądało moje zaangażowanie w przygotowania do zawodów Flat Track w Rawiczu.

To projekt, w którym połączyłam wieloletnie doświadczenie w sprzedaży i budowaniu relacji biznesowych z zainteresowaniem marketingiem sportowym. Odpowiadałam za poszukiwanie lokalnych sponsorów oraz działania związane z komunikacją wydarzenia.

Choć ostatecznie zawody zostały odwołane z powodu niekorzystnych warunków pogodowych, etap przygotowań dostarczył mi wielu praktycznych doświadczeń.

Od zainteresowania dyscypliną do współpracy przy wydarzeniu

Wszystko zaczęło się od informacji o planowanych zawodach Flat Track na stadionie w Rawiczu.

Rawicz kojarzył mi się przede wszystkim z żużlem, dlatego perspektywa kolejnego wydarzenia motocyklowego na miejscowym stadionie od razu zwróciła moją uwagę.

Sam Flat Track był dla mnie wówczas stosunkowo nową dyscypliną. Zaczęłam sprawdzać, na czym polegają zawody, kto odpowiada za ich organizację i czy istnieje możliwość zaangażowania się w przygotowania.

Znalazłam kontakt do organizatora i sama zaproponowałam pomoc.

W ten sposób rozpoczęła się moja współpraca przy projekcie Flat Track Rawicz. Zajęłam się przede wszystkim pozyskiwaniem lokalnych partnerów biznesowych oraz kontaktem z mediami.

Wyzwanie: zainteresować lokalne firmy wydarzeniem sportowym

Głównym zadaniem było znalezienie przedsiębiorstw, które mogłyby wesprzeć organizację zawodów.

Nie miałam gotowej bazy sponsorów ani listy kontaktów do osób odpowiedzialnych za współpracę marketingową. Cały proces musiałam rozpocząć od podstaw.

Dodatkowym wyzwaniem była specyfika dyscypliny. Flat Track nie ma w Polsce takiej rozpoznawalności jak piłka nożna czy żużel. W rozmowach z potencjalnymi partnerami trzeba było więc nie tylko przedstawić wydarzenie, ale również zainteresować ich samą inicjatywą.

Zależało mi na dotarciu do firm, dla których obecność przy lokalnym wydarzeniu sportowym mogłaby być wartościowa.

Zaczęłam od researchu.

Etap 1. Research lokalnego rynku i budowa bazy sponsorów

Pierwszym krokiem było stworzenie listy potencjalnych partnerów z Rawicza i okolic.

Wykorzystałam kilka źródeł informacji:

• Strony internetowe i lokalne katalogi przedsiębiorstw – do identyfikacji firm działających w regionie.

• Lokalne media – do wyszukiwania informacji o przedsiębiorstwach angażujących się we wcześniejsze wydarzenia.

• Relacje fotograficzne z imprez sportowych i miejskich – zwracałam uwagę na logotypy sponsorów widoczne na banerach, plakatach i materiałach promocyjnych.

• Strony internetowe firm – do poznania profilu działalności i znalezienia danych kontaktowych.

Szczególnie przydatna okazała się analiza zdjęć z wcześniejszych wydarzeń.

Widoczne na nich logotypy pomagały mi identyfikować przedsiębiorstwa, które już wcześniej wspierały lokalne inicjatywy. Była to wskazówka, że mogą być otwarte również na rozmowę o współpracy przy zawodach Flat Track.

Zebrane informacje porządkowałam w arkuszu Excel, tworząc bazę firm i danych potrzebnych do dalszego kontaktu.

Rezultat tego etapu: ponad 100 potencjalnych partnerów biznesowych.

Etap 2. Przygotowanie materiałów i komunikacji sponsorskiej

Kolejnym krokiem było przygotowanie komunikacji skierowanej do potencjalnych sponsorów.

Opracowałam wiadomość przedstawiającą planowane zawody i zachęcającą do rozmowy o współpracy. Przygotowałam również materiały graficzne wspierające komunikację, wykorzystując między innymi narzędzia AI.

Zależało mi, aby pierwsza wiadomość była zrozumiała również dla osoby, która wcześniej nie interesowała się Flat Trackiem.

W przypadku mniej rozpoznawalnej dyscypliny nie można zakładać, że potencjalny sponsor od razu wie, czego dotyczy wydarzenie i dlaczego warto się nim zainteresować.

Komunikacja musiała więc łączyć przedstawienie inicjatywy z zaproszeniem do rozmowy o możliwym zaangażowaniu firmy.

Etap 3. Prospecting, follow-up i rozmowy telefoniczne

Po przygotowaniu bazy i materiałów rozpoczęłam bezpośredni kontakt z przedsiębiorstwami.

Proces obejmował trzy główne działania.

Pierwszy kontakt mailowy – Wysyłałam wiadomości przedstawiające wydarzenie oraz możliwość nawiązania współpracy.

Follow-up – Wracałam do firm, od których nie otrzymałam odpowiedzi, lub które poprosiły o kontakt w innym terminie.

Rozmowy telefoniczne – Kontaktowałam się bezpośrednio z przedsiębiorcami, aby przedstawić projekt, poznać ich stanowisko i sprawdzić możliwości współpracy.

To właśnie rozmowy telefoniczne okazały się jednym z najbardziej interesujących elementów całego procesu.

Szybko przekonałam się, że przedsiębiorstwa bardzo różnie podchodzą do decyzji o sponsoringu.

Niektóre firmy informowały mnie, że ich budżety na drugie półrocze zostały już zamknięte. Z ich perspektywy zgłaszałam się zbyt późno.

W innych przypadkach sytuacja była odwrotna.

Przedstawiciel jednej z firm kilkukrotnie mówił mi, że do zawodów zostało jeszcze sporo czasu, i prosił, żebym zadzwoniła ponownie za tydzień.

Wracałam więc do rozmowy w kolejnych ustalonych terminach.

Ostatecznie właśnie ta firma została jednym ze sponsorów wydarzenia.

To doświadczenie szczególnie zapadło mi w pamięć, ponieważ pokazało, że w prospectingu sponsorskim nie wystarczy jednorazowo przedstawić propozycji. Trzeba również umieć rozpoznać, kiedy rozmowa rzeczywiście się kończy, a kiedy potencjalny partner po prostu nie jest jeszcze gotowy do podjęcia decyzji.

Etap 4. Pozyskanie partnerów i współpraca z lokalnymi mediami

Działania związane z poszukiwaniem sponsorów doprowadziły do nawiązania współpracy z trzema lokalnymi partnerami.

Równolegle zajmowałam się kontaktem z lokalnymi mediami, wspierając działania komunikacyjne dotyczące planowanych zawodów.

W projekcie szczególnie ważne było dla mnie połączenie dwóch obszarów: bezpośredniego pozyskiwania partnerów biznesowych oraz budowania zainteresowania wydarzeniem w lokalnym otoczeniu.

Wydarzenie sportowe potrzebuje nie tylko wsparcia organizacyjnego i finansowego, ale również odpowiedniej komunikacji. Sponsorzy chcą wiedzieć, z jaką inicjatywą się wiążą, a potencjalni odbiorcy muszą mieć okazję dowiedzieć się o zawodach.

Rezultaty projektu

Najważniejsze wyniki mojej pracy przy przygotowaniach do Flat Track Rawicz:

100+ firm – zidentyfikowanych i ujętych w bazie potencjalnych partnerów.

Około 100 przedsiębiorstw – objętych działaniami prospectingowymi.

3 lokalnych partnerów – pozyskanych w wyniku prowadzonych rozmów.

2 obszary działań – pozyskiwanie sponsorów i komunikacja z lokalnymi mediami.

Niestety, mimo przeprowadzonych przygotowań, zawody zostały odwołane z powodu niekorzystnych warunków pogodowych.

Nie było więc możliwości zweryfikowania efektów ekspozycji sponsorów podczas wydarzenia ani oceny pełnych rezultatów jego promocji.

Nie zmienia to jednak faktu, że udało się przeprowadzić konkretny proces pozyskiwania partnerów: od samodzielnego researchu rynku, przez przygotowanie komunikacji i prowadzenie rozmów, aż po uzyskanie deklaracji współpracy.

Czego nauczył mnie projekt Flat Track Rawicz?

1. Sponsoring zaczyna się od poznania lokalnego rynku

Nie zawsze potrzebne są rozbudowane bazy danych czy specjalistyczne narzędzia.

W moim przypadku bardzo pomocne okazały się lokalne portale, strony przedsiębiorstw i relacje fotograficzne z wcześniejszych wydarzeń.

Analiza logotypów widocznych na zdjęciach pozwoliła mi znaleźć firmy, które miały już doświadczenie we wspieraniu lokalnych inicjatyw.

To pokazało mi, jak dużą wartość może mieć dokładny, samodzielny research.

2. Nie istnieje jeden idealny moment na pierwszy kontakt ze sponsorem

To jeden z najważniejszych wniosków z całego projektu.

Część przedsiębiorców informowała mnie, że budżety na drugie półrocze są już zamknięte. Inni uważali, że do wydarzenia zostało jeszcze zbyt dużo czasu, aby podejmować decyzję.

Co ciekawe, firma, która kilkukrotnie prosiła mnie o ponowny telefon za tydzień, ostatecznie została sponsorem.

Zrozumiałam dzięki temu, że każda firma ma własny rytm planowania budżetów i podejmowania decyzji.

Wczesne rozpoczęcie rozmów zwiększa możliwości działania, ale nie gwarantuje, że trafimy na właściwy moment.

Dlatego tak ważne są elastyczność, systematyczne prowadzenie kontaktów i respektowanie terminów wskazanych przez potencjalnych partnerów.

3. „Proszę zadzwonić za tydzień” nie zawsze oznacza odmowę

W sprzedaży i prospectingu łatwo uznać brak szybkiej decyzji za brak zainteresowania.

Tymczasem podczas tego projektu przekonałam się, że odłożenie rozmowy może wynikać po prostu z harmonogramu pracy firmy lub sposobu podejmowania decyzji.

Oczywiście nie każda prośba o ponowny kontakt zakończy się współpracą.

Jednak konsekwentny, nienachalny follow-up może mieć znaczenie – szczególnie wtedy, gdy potencjalny partner sam wskazuje dogodny termin.

4. Sponsoring sportowy wymaga umiejętności sprzedażowych

Pozyskiwanie sponsorów to nie tylko wysyłanie propozycji współpracy.

To również szukanie właściwych osób, prowadzenie rozmów, radzenie sobie z odmowami, budowanie relacji i umiejętność dostosowania komunikacji do rozmówcy.

W tym projekcie bardzo przydało mi się doświadczenie zdobyte wcześniej w sprzedaży i obsłudze klientów.

Zobaczyłam, że kompetencje handlowe mogą być istotnym atutem również w marketingu sportowym.

5. Warto dokumentować cały proces, nie tylko jego końcowy wynik

Baza kontaktów, notatki z rozmów i terminy follow-upów pomagają zachować porządek, szczególnie gdy kontaktujemy się z wieloma przedsiębiorstwami równolegle.

Bez takiego systemu łatwo przeoczyć moment, w którym należy wrócić do potencjalnego partnera.

Dla mnie było to potwierdzenie, że nawet w stosunkowo niewielkim projekcie sportowym warto pracować w uporządkowany sposób.

6. Nie wszystkie czynniki można kontrolować

Odwołanie zawodów z powodu pogody było przypomnieniem, że organizacja wydarzeń sportowych wiąże się z ryzykiem niezależnym od zaangażowania osób pracujących przy projekcie.

Można przygotować komunikację, nawiązać współpracę z partnerami i wykonać wiele działań promocyjnych, a mimo to wydarzenie może się nie odbyć.

Dlatego w marketingu wydarzeń liczą się również elastyczność, gotowość na zmianę planów i odpowiedzialna komunikacja.

Podsumowanie: od własnej inicjatywy do praktycznego doświadczenia

Flat Track Rawicz był dla mnie czymś więcej niż okazją do poznania nowej dyscypliny sportu.

Był projektem, w którym samodzielnie przeprowadziłam proces poszukiwania partnerów biznesowych, przygotowałam materiały komunikacyjne, prowadziłam rozmowy z przedsiębiorcami i wspierałam kontakt z lokalnymi mediami.

Najważniejsze było jednak to, że całe zaangażowanie zaczęło się od mojej własnej inicjatywy.

Zainteresowałam się planowanym wydarzeniem, znalazłam organizatora i zaproponowałam współpracę.

Ten projekt utwierdził mnie w przekonaniu, że marketing sportowy jest obszarem, w którym chcę wykorzystywać i rozwijać swoje dotychczasowe doświadczenie – zarówno sprzedażowe, jak i marketingowe.

Bo za każdym wydarzeniem sportowym stoją nie tylko zawodnicy i emocje kibiców, ale również ludzie, relacje biznesowe i praca, której często nie widać z trybun.

P.S. Z projektu Flat Track Rawicz wyniosłam nie tylko doświadczenie w pozyskiwaniu sponsorów i marketingu sportowym, ale też… podstawy języka czeskiego. 🇨🇿

Planowane zawody miały być Otwartymi Mistrzostwami Czech, więc przy okazji przygotowań zaczęłam uczyć się czeskiego.

Ostatecznie zawody się nie odbyły, ale kilka nowych umiejętności zostało. I to nie tylko tych marketingowych!